POLÍTICA DE TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES
PREÁMBULO
Dando cumplimento a lo dispuesto en la Ley 1581 de 2012 “Por la cual se dictan disposiciones generales para la protección de datos personales" y a su Decreto Reglamentario 1377 de 2013, VISDECOL S.A.S. IDENTIFICADA CON EL NIT 900468587 -5 (la “Compañía”), adopta la presente Política para el Tratamiento de Datos Personales (la “Política”), la cual contiene el marco normativo y el procedimiento que desarrolla el Tratamiento de Datos Personales dentro de la Compañía, bajo el marco de seguridad de la información. La Compañía manifiesta que garantiza los derechos de la privacidad, la intimidad y el buen nombre en el tratamiento de los Datos Personales (según este término se define más adelante), y en consecuencia sus actuaciones se regirán por los principios de legalidad, finalidad, libertad, veracidad, calidad, transparencia, acceso y circulación restringida, seguridad y confidencialidad. De esta manera, todas las personas que suministren Datos Personales a la Compañía podrán conocer, actualizar, rectificar, suprimir la información entregada o revocar la autorización previamente otorgada.
1. Definiciones:
Las expresiones utilizadas en mayúsculas en esta Política tendrán el significado que les sea otorgado o el significado que la Ley o la jurisprudencia aplicable les den, según dicha Ley o jurisprudencia sea modificada en el tiempo, los cuales serán igualmente aplicables a la forma singular o plural de dichos términos, ya bien sea que sean escritos en masculino, femenino o neutro. Cualquier diferencia que exista entre los términos aquí definidos y los establecidos en la Ley, se preferirán aquellos señalados en la Ley.
a) Autorización:
Consentimiento previo, expreso e informado del Titular de la información para llevar a cabo el Tratamiento de Datos Personales.
b) Aviso de privacidad:
Comunicación verbal o escrita generada por el Responsable, dirigida al Titular para el tratamiento de sus datos personales, mediante la cual se informa acerca de la existencia de las políticas de Tratamiento de Datos Personales que le sean aplicables, la forma de acceder a las mismas y las finalidades del Tratamiento de los Datos Personales.
c) Base de Datos:
Conjunto organizado de Datos Personales que sean objeto de Tratamiento.
d) Dato Personal:
Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables. Pueden ser datos numéricos, alfabéticos, gráficos, visuales, biométricos, auditivos, perfiles, copia del documento de identificación, y en general datos de cualquier otro tipo.
e) Dato Sensible:
Aquel que afecta la intimidad del Titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tales como aquellos que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueva intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de oposición, así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual, los datos biométricos y las imágenes.
f) Dato Público:
Es el Dato Personal que no sea Semiprivado, Privado o Sensible y pueda estar contenido, entre otros, en registros y documentos públicos, gacetas, boletines oficiales y sentencias judiciales debidamente ejecutoriadas y no sometidas a reserva.
g) Dato Privado:
Es el Dato Personal que por su naturaleza íntima o reservada solo es relevante para el Titular.
h) Dato Semiprivado:
Es el Dato Personal que no tiene naturaleza íntima, reservada ni pública y cuyo conocimiento o divulgación puede interesar no solo a su Titular sino a cierto sector o grupo de personas.
i) Encargado del Tratamiento:
Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realiza el Tratamiento de Datos Personales por cuenta del Responsable.
j) Responsable del Tratamiento:
Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros recolecta y realiza el Tratamiento de Datos Personales.
k) Titular:
Persona natural cuyos Datos Personales sean objeto de Tratamiento.
l) Transferencia de Datos:
Tiene lugar cuando el Responsable y Encargado del Tratamiento de Datos Personales, ubicado en Colombia, envía la información o los Datos Personales a un receptor, que a su vez es Responsable del Tratamiento y se encuentra dentro o fuera del país.
m) Transmisión de Datos:
Tratamiento de Datos Personales que implica la comunicación de los mismos dentro o fuera del territorio de la República de Colombia, con el objeto de que un Encargado realice Tratamiento por cuenta del Responsable.
n) Tratamiento:
Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre Datos Personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión y en general el procesamiento de Datos Personales, así como su Transferencia o Transmisión a terceros a través de comunicaciones, consultas o mensajes de datos.
o) mágenes:
Imágenes de personas determinadas o determinables captadas, grabadas, transmitidas o almacenadas por la Compañía.
2. Objetivo:
Por medio de esta Política se pone en conocimiento de los Titulares de los Datos Personales (según estos términos se definen más adelante) los derechos que les asisten, los procedimientos y mecanismos dispuestos por la Compañía para hacerlos efectivos; se informa cual es el proceso aplicable a la Compañía de atender las consultas, reclamos y quejas, y se da a conocer el alcance y la finalidad del Tratamiento al cual serán sometidos los Datos Personales en caso de que el Titular otorgue su autorización expresa, previa e informada a la Compañía. Las reglas contenidas en esta Política, se expiden en cumplimiento a lo dispuesto en el Artículo 15 de la Constitución Política de Colombia y en la Ley 1581 de 2012, en cuanto a la garantía de la intimidad de las personas, ejercicio del habeas data y protección de datos personales, en concordancia con el derecho a la información, de manera que se regulen proporcionalmente estos derechos en la Compañía y se pueda prevenir la vulneración de los mismos.
3. Alcance:
Esta Política aplica para todos los Datos Personales registrados en las Bases de Datos de la Compañía y su cumplimiento es obligatorio para todas las áreas o cargos que realicen el Tratamiento de Datos Personales. Todos los procesos de la Compañía, que involucren el Tratamiento de Datos Personales, deberán someterse a lo dispuesto en esta Política.
4.Principios:
La Compañía, en el desarrollo de su objeto social recolectará, utilizará, almacenará, transmitirá, transferirá y en general tratará los Datos Personales de los Titulares, de conformidad con las finalidades establecidas en la presente Política. En todo Tratamiento de Datos Personales realizado por la Compañía, los Responsables, Encargados y terceros a quienes se les transfieran Datos Personales, deberán dar cumplimiento a los principios y reglas establecidas en la Ley y en esta Política, con el fin de garantizar el derecho a la protección de Datos Personales de los Titulares y dar cumplimiento a las obligaciones de Ley.
Los principios que rigen el Tratamiento de los Datos Personales son:
a) Autorización previa:
Todo Tratamiento de Datos Personales se llevará cabo una vez se haya obtenido la Autorización previa, expresa e informada del Titular, salvo que la Ley establezca una excepción a esta regla o que el consentimiento se otorgue en el ámbito de una relación contractual con la Compañía.
b) Legalidad en materia de Tratamiento de Datos Personales:
El Tratamiento de Datos Personales es una actividad reglada que debe sujetarse a lo establecido en la Ley y en las demás disposiciones que lo desarrollan.
c) Finalidad:
El Tratamiento de Datos Personales debe obedecer a una Finalidad legítima conforme a la Constitución y la Ley, la cual debe ser informada al Titular.
d) Libertad:
El Tratamiento de Datos Personales solo puede ejercerse con el consentimiento, previo, expreso e informado del Titular. Los Datos Personales no podrán ser obtenidos o divulgados sin previa Autorización, o ausencia de mandato legal o judicial que releve el consentimiento.
e) Veracidad:
Los Datos Personales sujetos a Tratamiento deben ser veraces, completos, exactos, actualizados, comprobables y comprensibles, en este sentido, se prohíbe el Tratamiento de Datos Personales parciales, incompletos, fraccionados o que induzcan a error.
f) Transparencia:
En el Tratamiento de Datos Personales debe garantizarse el derecho del Titular a obtener del Responsable del Tratamiento o del Encargado del Tratamiento en cualquier momento y sin restricciones, información de la existencia de sus Datos Personales.
g) Acceso y circulación restringida:
El Tratamiento de Datos Personales está sujeto a los límites que se derivan de la naturaleza de los mismos, de las disposiciones de la Ley y la Constitución. En este sentido, su Tratamiento solo podrá hacerse por personas autorizadas por el Titular o las personas previstas en la Ley. Cuando los Datos Personales bajo custodia de la Compañía, estén disponibles en Internet o en cualquier otro medio de divulgación masiva, se procurarán medidas de acceso técnicamente controlables y seguras, con el fin de brindar seguridad a la información y un conocimiento restringido sólo a los Titulares o terceros autorizados conforme a lo dispuesto en la Ley.
h) Seguridad:
Los Datos Personales se deben manejar conforme a las medidas técnicas, humanas y administrativas que sean necesarias para obtener seguridad a los registros evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
i) Confidencialidad:
Todas las personas que intervengan en el Tratamiento de Datos Personales que no tengan la naturaleza de públicos, están obligados a garantizar la reserva de la información, inclusive después de finalizada su relación con alguna de las labores que comprende el Tratamiento, pudiendo solo realizar suministro o comunicación de Datos Personales cuando ello corresponda al desarrollo de las actividades autorizadas en la Ley y en los términos de la misma.
j) Temporalidad:
La Compañía no usará la información del titular más allá del plazo razonable que exija la finalidad que fue informada al Titular de los Datos Personales.
5. Finalidad y Tratamiento de los Datos Personales
La Compañía, en desarrollo de su objeto social y sus relaciones con terceros (accionistas, empleados, proveedores, clientes, contratistas, acreedores, aliados, entre otros), usará información personal que estará sujeta a la aplicación de esta Política, previa autorización por parte de los Titulares de la información.
Los Datos Personales recolectados serán aquellos pertinentes y adecuados para la ejecución de la relación con la Compañía y en términos generales se recolectarán para el desarrollo de actividades comerciales, laborales, legales, entre otras, dentro de las que se encuentran:
