Preámbulo

Dando cumplimiento a lo dispuesto en la Ley 1581 de 2012 “Por la cual se dictan disposiciones generales para la protección de datos personales» y a su Decreto Reglamentario 1074 de 2015 (Capítulo 25, que compila el Decreto 1377 de 2013), VISDECOL S.A.S. identificada con el NIT 900.468.587-5, con domicilio en La Estrella (Antioquia), dirección Calle 100 sur #45-867 Int. 102, Tablaza, correo electrónico administracion@visdecol.com y teléfono +57 (604) 448-83-24 ext. 134 (la “Compañía”), adopta la presente Política para el Tratamiento de Datos Personales (la “Política”), la cual contiene el marco normativo y el procedimiento que desarrolla el Tratamiento de Datos Personales dentro de la Compañía, bajo el marco de seguridad de la información.

El área de Asuntos Legales Corporativos de la Compañía es la responsable de atender las peticiones, consultas y reclamos de los Titulares en materia de protección de Datos Personales, conforme al procedimiento previsto en el numeral 9 de esta Política.

La Compañía manifiesta que garantiza los derechos de la privacidad, la intimidad y el buen nombre en el tratamiento de los Datos Personales (según este término se define más adelante), y en consecuencia sus actuaciones se regirán por los principios de legalidad, finalidad, libertad, veracidad, calidad, transparencia, acceso y circulación restringida, seguridad y confidencialidad.

De esta manera, todas las personas que suministren Datos Personales a la Compañía podrán conocer, actualizar, rectificar, suprimir la información entregada o revocar la autorización previamente otorgada.

1. Definiciones

Las expresiones utilizadas en mayúsculas en esta Política tendrán el significado que les sea otorgado o el significado que la Ley o la jurisprudencia aplicable les den, según dicha Ley o jurisprudencia sea modificada en el tiempo, los cuales serán igualmente aplicables a la forma singular o plural de dichos términos, ya bien sea que sean escritos en masculino, femenino o neutro. Cualquier diferencia que exista entre los términos aquí definidos y los establecidos en la Ley, se preferirán aquellos señalados en la Ley.

1. Autorización: Consentimiento previo, expreso e informado del Titular de la información para llevar a cabo el Tratamiento de Datos Personales.
2. Aviso de privacidad: Comunicación verbal o escrita generada por el Responsable, dirigida al Titular para el tratamiento de sus datos personales, mediante la cual se informa acerca de la existencia de las políticas de Tratamiento de Datos Personales que le sean aplicables, la forma de acceder a las mismas y las finalidades del Tratamiento de los Datos Personales.
3. Base de Datos: Conjunto organizado de Datos Personales que sean objeto de Tratamiento.
4. Dato Personal: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables. Pueden ser datos numéricos, alfabéticos, gráficos, visuales, biométricos, auditivos, perfiles, copia del documento de identificación, y en general datos de cualquier otro tipo.
5. Dato Sensible: Aquel que afecta la intimidad del Titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tales como aquellos que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueva intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de oposición, así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual, y los datos biométricos. Las imágenes y la voz son Datos Personales y se tratarán como Datos Sensibles cuando permitan la identificación biométrica del Titular o revelen alguno de los datos anteriores.
6. Dato Público: Es el Dato Personal que no sea Semiprivado, Privado o Sensible y pueda estar contenido, entre otros, en registros y documentos públicos, gacetas, boletines oficiales y sentencias judiciales debidamente ejecutoriadas y no sometidas a reserva.
7. Dato Privado: Es el Dato Personal que por su naturaleza íntima o reservada solo es relevante para el Titular.
8. Dato Semiprivado: Es el Dato Personal que no tiene naturaleza íntima, reservada ni pública y cuyo conocimiento o divulgación puede interesar no solo a su Titular sino a cierto sector o grupo de personas.
9. Encargado del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realiza el Tratamiento de Datos Personales por cuenta del Responsable.
10. Responsable del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros recolecta y realiza el Tratamiento de Datos Personales, que para el caso concreto es la Compañía.
11. Titular: Persona natural cuyos Datos Personales sean objeto de Tratamiento.
12. Transferencia de Datos: Tiene lugar cuando el Responsable y/o Encargado del Tratamiento de Datos Personales, ubicado en Colombia, envía la información o los Datos Personales a un receptor, que a su vez es Responsable del Tratamiento y se encuentra dentro o fuera del país.
13. Transmisión de Datos: Tratamiento de Datos Personales que implica la comunicación de los mismos dentro o fuera del territorio de la República de Colombia, con el objeto de que un Encargado realice Tratamiento por cuenta del Responsable.
14. Tratamiento: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre Datos Personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión y en general el procesamiento de Datos Personales, así como su Transferencia o Transmisión a terceros a través de comunicaciones, consultas o mensajes de datos.
15. Imágenes: Imágenes de personas determinadas o determinables captadas, grabadas, transmitidas o almacenadas por la Compañía.
16. Causahabiente: Persona que ha sucedido a otra, por causa de su fallecimiento o por acto entre vivos, en los derechos de esta, incluidos los derechos del Titular sobre sus Datos Personales.
17. Portal: Sitio web o plataforma digital de propiedad de la Compañía o administrado por ella, a través del cual los usuarios pueden realizar compras o suministrar sus datos personales.

2. Objetivo

Por medio de esta Política se pone en conocimiento de los Titulares de los Datos Personales (según estos términos se definen más adelante) los derechos que les asisten, los procedimientos y mecanismos dispuestos por la Compañía para hacerlos efectivos; se informa cuál es el proceso que aplica la Compañía para atender las consultas, reclamos y quejas, y se da a conocer el alcance y la finalidad del Tratamiento al cual serán sometidos los Datos Personales en caso de que el Titular otorgue su autorización expresa, previa e informada a la Compañía.

Las reglas contenidas en esta Política, se expiden en cumplimiento a lo dispuesto en el Artículo 15 de la Constitución Política de Colombia y en la Ley 1581 de 2012, en cuanto a la garantía de la intimidad de las personas, ejercicio del habeas data y protección de datos personales, en concordancia con el derecho a la información, de manera que se regulen proporcionalmente estos derechos en la Compañía y se pueda prevenir la vulneración de los mismos.

3. Alcance

Esta Política aplica para todos los Datos Personales registrados en las Bases de Datos de la Compañía y su cumplimiento es obligatorio para todas las áreas o cargos que realicen el Tratamiento de Datos Personales.

Todos los procesos de la Compañía, que involucren el Tratamiento de Datos Personales, deberán someterse a lo dispuesto en esta Política.

Esta Política aplica, en particular, a los Datos Personales de los clientes y usuarios de los Portales, de los empleados y candidatos, proveedores, contratistas y accionistas de la Compañía, y de las personas que ingresen a sus instalaciones.

4. Principios

La Compañía, en el desarrollo de su objeto social recolectará, utilizará, almacenará, transmitirá, transferirá y en general tratará los Datos Personales de los Titulares, de conformidad con las finalidades establecidas en la presente Política. En todo Tratamiento de Datos Personales realizado por la Compañía, los Responsables, Encargados y terceros a quienes se les transfieran Datos Personales, deberán dar cumplimiento a los principios y reglas establecidas en la Ley y en esta Política, con el fin de garantizar el derecho a la protección de Datos Personales de los Titulares y dar cumplimiento a las obligaciones de Ley.

Los principios que rigen el Tratamiento de los Datos Personales son:

1. Autorización previa: Todo Tratamiento de Datos Personales se llevará a cabo una vez se haya obtenido la Autorización previa, expresa e informada del Titular, salvo que la Ley establezca una excepción a esta regla, incluidas las excepciones previstas en el artículo 10 de la Ley 1581 de 2012.
2. Legalidad en materia de Tratamiento de Datos Personales: El Tratamiento de Datos Personales es una actividad reglada que debe sujetarse a lo establecido en la Ley y en las demás disposiciones que lo desarrollan.
3. Finalidad: El Tratamiento de Datos Personales debe obedecer a una Finalidad legítima conforme a la Constitución y la Ley, la cual debe ser informada al Titular.
4. Libertad: El Tratamiento de Datos Personales solo puede ejercerse con el consentimiento, previo, expreso e informado del Titular. Los Datos Personales no podrán ser obtenidos o divulgados sin previa Autorización, salvo mandato legal o judicial que releve el consentimiento.
5. Veracidad: Los Datos Personales sujetos a Tratamiento deben ser veraces, completos, exactos, actualizados, comprobables y comprensibles, en este sentido, se prohíbe el Tratamiento de Datos Personales parciales, incompletos, fraccionados o que induzcan a error.
6. Transparencia: En el Tratamiento de Datos Personales debe garantizarse el derecho del Titular a obtener del Responsable del Tratamiento o del Encargado del Tratamiento en cualquier momento y sin restricciones, información de la existencia de sus Datos Personales.
7. Acceso y circulación restringida: El Tratamiento de Datos Personales está sujeto a los límites que se derivan de la naturaleza de los mismos, de las disposiciones de la Ley y la Constitución. En este sentido, su Tratamiento solo podrá hacerse por personas autorizadas por el Titular o las personas previstas en la Ley. Cuando los Datos Personales bajo custodia de la Compañía, estén disponibles en Internet o en cualquier otro medio de divulgación masiva, se procurarán medidas de acceso técnicamente controlables y seguras, con el fin de brindar seguridad a la información y un conocimiento restringido sólo a los Titulares o terceros autorizados conforme a lo dispuesto en la Ley.
8. Seguridad: Los Datos Personales se deben manejar conforme a las medidas técnicas, humanas y administrativas que sean necesarias para obtener seguridad a los registros evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
9. Confidencialidad: Todas las personas que intervengan en el Tratamiento de Datos Personales que no tengan la naturaleza de públicos, están obligados a garantizar la reserva de la información, inclusive después de finalizada su relación con alguna de las labores que comprende el Tratamiento, pudiendo solo realizar suministro o comunicación de Datos Personales cuando ello corresponda al desarrollo de las actividades autorizadas en la Ley y en los términos de la misma.
10. Temporalidad: La Compañía no usará la información del titular más allá del plazo razonable que exija la finalidad que fue informada al Titular de los Datos Personales.

5. Finalidad y Tratamiento de los Datos Personales

La Compañía, en desarrollo de su objeto social y sus relaciones con terceros (accionistas, empleados, proveedores, clientes, contratistas, acreedores, aliados, entre otros), usará información personal que estará sujeta a la aplicación de esta Política, previa autorización por parte de los Titulares de la información.

Los Datos Personales recolectados serán aquellos pertinentes y adecuados para la ejecución de la relación con la Compañía y se recolectarán y tratarán únicamente para las finalidades que se informan al Titular al momento de solicitar su Autorización, que son las siguientes:

1. Celebración y ejecución de relaciones contractuales laborales, civiles y comerciales.
2. Gestionar el registro de los usuarios del Portal y de su cuenta; procesar, confirmar, facturar y entregar los pedidos; gestionar pagos, retractos, garantías, reversiones del pago y devoluciones; y atender peticiones, quejas y reclamos.
3. Cumplir las obligaciones legales, contables y tributarias de la Compañía y los requerimientos de las autoridades competentes.
4. Recolectar datos de navegación mediante cookies y tecnologías similares en el Portal, conforme a la política de cookies; las cookies no esenciales solo se instalarán con la aceptación previa del usuario.
5. Mantener actualizados los datos de identificación y contacto, y gestionar la relación con clientes, proveedores, empleados y terceros vinculados a la Compañía.
6. Cuando la Compañía otorgue crédito o pago diferido y con Autorización específica del Titular, compartir y consultar datos del comportamiento crediticio y financiero con centrales de información y riesgos para prevenir, controlar fraudes y seleccionar riesgos. Todo reporte negativo se hará conforme a las Leyes 1266 de 2008 y 2157 de 2021, previa comunicación al Titular.
7. Tratar Datos Sensibles únicamente con la Autorización explícita del Titular, para las finalidades específicas que se le informen al solicitarla, o en los demás casos previstos en el artículo 6 de la Ley 1581 de 2012. El Titular no está obligado a autorizar el Tratamiento de Datos Sensibles ni a responder preguntas sobre ellos, y ninguna actividad de la Compañía se condicionará a su suministro, salvo que la ley lo exija.
8. Transmitir Datos Personales a Encargados (como proveedores de la plataforma de comercio electrónico, alojamiento, pasarela de pago, logística, mensajería y atención al cliente) para que los traten por cuenta de la Compañía, y analizar los comportamientos de compra y de atención al cliente con el fin de mejorar los productos, los servicios y la experiencia del Titular.
9. Previa Autorización separada y opcional del Titular, realizar actividades promocionales y enviar publicidad, información comercial, y en general comunicaciones de productos, servicios o información relevante de la Compañía, por los canales que el Titular haya autorizado. El Titular podrá cancelar la recepción de estos mensajes en cualquier momento, sin que ello afecte la ejecución de sus compras.
10. Transferir Datos Personales a terceros que sean Responsables del Tratamiento (como filiales o aliados comerciales) únicamente con Autorización previa y específica del Titular, en la que se identifiquen las categorías de destinatarios y la finalidad de la Transferencia.
11. Transmitir información a los prestadores o proveedores contratados por la Compañía como Encargados del Tratamiento, para la coordinación de un servicio o solicitud, con quienes se suscribe el contrato de transmisión de datos correspondiente.
12. Gestión de Datos Personales, incluyendo Datos Sensibles de empleados y candidatos, con su Autorización explícita o en cumplimiento de las obligaciones legales de la Compañía como empleador, para adelantar procesos de selección de personal, prevenir enfermedades, accidentes o incidentes, ejecutar y monitorear las actividades propias del Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo.
13. Verificación y consulta de los Titulares en bases de datos públicas y listas restrictivas, con el fin de verificar antecedentes o vinculación con actividades asociadas a Lavado de Activos y Financiación del Terrorismo LA/FT. Si se encuentra una coincidencia, la Compañía verificará que corresponda al Titular y, de confirmarse, podrá abstenerse de vincularlo o terminar la relación, conforme a la ley y a los contratos aplicables.
14. Gestión propia de la vigilancia y seguridad de las personas, los bienes e instalaciones de la Compañía, pudiendo desarrollarse a través de captura y tratamiento de Datos Personales mediante Imágenes en sistemas de videovigilancia y, solo si la Compañía los implementa, mediante sistemas de identificación biométrica o reconocimiento facial, que requieren Autorización explícita del Titular; comprende el uso de dicha información en diferentes procesos y procedimientos laborales y administrativos, tales como, investigación para fraudes, prevención del mismo, procesos disciplinarios y sancionatorios.
15. Supervisar, auditar y controlar el uso de las Herramientas Tecnológicas de la Compañía por parte de sus trabajadores y colaboradores, con fines de seguridad de la información, prevención de fraudes y de fuga de información confidencial y control del cumplimiento de las obligaciones laborales, conforme al numeral 13 de esta Política.

Para la Autorización del manejo de Datos Personales como Imágenes de personas determinadas o determinables en cuanto a los sistemas de video vigilancia y seguridad de la Compañía, bastará que el consentimiento se otorgue mediante conductas inequívocas del Titular que permitan concluir de forma razonable que otorgó la autorización, por lo cual la Compañía informará de forma visible e inequívoca a los Titulares de los Datos Personales que se encuentran en una zona de videovigilancia mediante avisos distintivos, en especial, en las zonas de ingreso a los mismos e incluso dentro de estos. El aviso indicará la identidad del Responsable, la finalidad del Tratamiento, los derechos del Titular y dónde puede consultarse esta Política. Las grabaciones se conservarán por un máximo de quince (15) días hábiles y no se instalarán cámaras en áreas privadas, como baños o vestieres; salvo que se requieran como prueba en un trámite disciplinario, administrativo o judicial, caso en el cual se conservarán hasta su conclusión. Lo anterior no aplica a los datos biométricos ni al reconocimiento facial, que siempre requieren Autorización explícita.

6. Derechos del Titular de los Datos Personales

En virtud de la normatividad de tratamiento de Datos Personales, el Titular tiene los siguientes derechos:

1. Acceder a sus Datos Personales de forma gratuita, al menos una vez cada mes calendario y cada vez que existan modificaciones sustanciales de esta Política que motiven nuevas consultas.
2. Acceder a la prueba de la Autorización otorgada para el Tratamiento de su información, salvo cuando esta no sea necesaria.
3. Ser informado, previa solicitud, respecto del uso o finalidad.
4. Actualizar sus Datos Personales cuando sean parciales, fraccionados o incompletos.
5. Rectificar sus Datos Personales cuando sean inexactos, induzcan a error o cuando su tratamiento este expresamente prohibido o no haya sido autorizado.
6. Revocar la autorización en cualquier momento, salvo cuando el Titular tenga el deber legal o contractual de permanecer en la base de datos, y solicitar la supresión del Dato Personal cuando en el tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales o legales. La supresión procederá cuando la Compañía verifique o la Superintendencia de Industria y Comercio haya determinado que en el tratamiento se ha incurrido en conductas contrarias a la Ley y a la Constitución.
7. Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a lo dispuesto en las normas sobre protección de Datos Personales, una vez agotado el trámite de consulta o reclamo ante la Compañía.
8. Suministrar sus Datos Personales solo cuando ha mediado autorización previa y expresa, excepto en aquellos casos donde dicha Autorización no sea necesaria.

Los derechos del Titular podrán ser ejercidos por el Titular, por sus causahabientes, por su representante o apoderado, o por quien haya estipulado a su favor o para su beneficio, previa acreditación de su calidad.

7. Derechos de los niños y adolescentes

El tratamiento de Datos Personales de los niños y adolescentes estará prohibido, excepto cuando se trate de datos de naturaleza pública, de conformidad con lo establecido en el artículo 7 de Ley 1581 de 2012 y cuando dicho tratamiento cumpla con los siguientes parámetros y requisitos:

1. Que responda y respete el interés superior de los niños, niñas y adolescentes.
2. Que se asegure el respeto de sus derechos fundamentales.

Cumplidos los anteriores requisitos, el representante legal del niño, niña o adolescente otorgará la Autorización previo ejercicio del menor de su derecho a ser escuchado, opinión que será valorada teniendo en cuenta la madurez, autonomía y capacidad para entender el asunto. La respuesta a las preguntas sobre Datos Personales de niños, niñas y adolescentes es facultativa. El Portal está dirigido a mayores de edad y la Compañía no recolecta intencionalmente datos de menores a través de él.

8. Deberes de la Compañía

1. Garantizar al Titular de los Datos Personales, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio de sus derechos.
2. Solicitar y conservar copia de la Autorización otorgada por el Titular o prueba de ésta. La Autorización del Titular no será necesaria cuando se trate de información requerida por una entidad pública o administrativa en ejercicio de sus funciones legales o por orden judicial, Datos Personales de naturaleza pública, casos de urgencia médica o sanitaria, tratamiento de información autorizada por la Ley para fines históricos, estadísticos o científicos, Datos Personales relacionados con el registro civil de las personas. La Autorización se podrá solicitar en cualquier formato que permita su posterior consulta a fin de constatar de forma inequívoca que sin el consentimiento del Titular los datos nunca hubieran sido capturados y almacenados en medios electrónicos o físicos. La Autorización también se podrá obtener por medio de conductas claras e inequívocas del Titular que permitan concluir que ha dado la autorización.
3. Informar debidamente al Titular sobre la finalidad de la recolección, los usos de sus Datos Personales y sus derechos en razón a la Autorización otorgada.
4. Conservar la información bajo las condiciones de seguridad para prevenir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
5. Garantizar que la información que se suministre al Encargado del Tratamiento sea veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible.
6. Actualizar la información, comunicando de forma oportuna al Encargado del Tratamiento, todas las novedades respecto de los Datos Personales que previamente le haya suministrado y adoptar las demás medidas necesarias para que la información suministrada a este se mantenga actualizada.
7. Rectificar la información cuando sea incorrecta y comunicar lo pertinente al Encargado del Tratamiento.
8. Tramitar las consultas y reclamos formulados en los términos señalados en esta Política y en la Ley.
9. Informar a la autoridad de protección de Datos Personales cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los Titulares.
10. Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio.
11. Eliminar los Datos Personales cuando su Titular lo requiera, siempre que dichos datos no deban permanecer en la base de datos a disposición legal o contractual que así lo exija. En caso de proceder revocatoria de tipo parcial de la Autorización para el Tratamiento de Datos Personales para alguna de las finalidades, la Compañía podrá seguir utilizando los Datos Personales para las finalidades respecto de las cuales no proceda dicha revocatoria.
12. Advertir a sus empleados y contratistas, que al finalizar su vínculo contractual con la Compañía continúan obligados a mantener la reserva de la información de acuerdo con la normatividad vigente en la materia.
13. Darle publicidad a esta Política.
14. Modificar esta Política cuando la normatividad lo exija o la Compañía lo considere pertinente, comunicando a los Titulares, antes de su implementación, los cambios sustanciales, por el Portal o por correo electrónico.
15. Suministrar al Encargado del Tratamiento únicamente Datos Personales cuyo Tratamiento esté previamente autorizado.
16. Exigir al Encargado del Tratamiento, en todo momento, el respeto a las condiciones de seguridad y privacidad de la información del Titular.
17. Informar al Encargado del Tratamiento cuando determinada información se encuentre en discusión por parte del Titular, una vez presentado el reclamo y mientras no haya finalizado el trámite respectivo.
18. Informar al Titular, a su solicitud, sobre el uso dado a sus Datos Personales.
19. Adoptar un manual interno de políticas y procedimientos para garantizar el adecuado cumplimiento de la Ley y de esta Política, en especial para la atención de consultas y reclamos.
20. Suscribir con los Encargados del Tratamiento un contrato de transmisión de datos que defina el alcance del Tratamiento, las actividades que realizará el Encargado y sus obligaciones conforme a la Ley y a esta Política.

9. Procedimiento para atención de solicitudes, quejas o reclamos

Para presentar consultas, quejas, reclamaciones, ampliar la información o para consultar Datos Personales almacenados por la Compañía, solicitar que sean actualizados, rectificados o suprimidos o para revocar la autorización para su tratamiento, el Titular, sus causahabientes, su representante o apoderado pueden contactar al área de Asuntos Legales Corporativos, designada por la Compañía para atender las peticiones, consultas y reclamos en materia de protección de datos, por los siguientes medios:

• Correo electrónico: administracion@visdecol.com
• Dirección física: Calle 100 sur #45- 867 Int. 102 – Tablaza, La Estrella (Antioquia)
• Formulario en el Portal: https://visdecol.com/contacto/

Consultas. Los Titulares, sus causahabientes y las personas legitimadas podrán consultar la información personal que repose en las bases de datos de la Compañía, y esta suministrará toda la información contenida en el registro individual o vinculada con la identificación del Titular. La consulta se atenderá en un máximo de diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha de recibo. Cuando no fuere posible atenderla en dicho término, se informarán al interesado los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá, que en ningún caso podrá superar cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

Reclamos. El reclamo se formulará mediante solicitud dirigida a la Compañía – área de Asuntos Legales Corporativos, con la identificación del Titular, la descripción de los hechos que den lugar al reclamo, la dirección, y acompañado de los documentos que se pretendan hacer valer.

Si el reclamo resultare incompleto, se requerirá al interesado dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes a la recepción del reclamo para que subsane las fallas. Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento, sin que el solicitante presente la información requerida por la Compañía, se entenderá que ha desistido del reclamo. Si la Compañía no es competente para resolver el reclamo, lo trasladará a quien corresponda en un término máximo de dos (2) días hábiles e informará de la situación al interesado. Una vez recibido el reclamo completo, la Compañía incluirá en la base de datos una leyenda que diga “reclamo en trámite” y el motivo del mismo, en un término no mayor a dos (2) días hábiles, la cual se mantendrá hasta que el reclamo sea decidido.

El término máximo para atender el reclamo será de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo. Si no fuere posible dar respuesta dentro del término de quince (15) días, se informarán al interesado los motivos de demora y la fecha en la que se atenderá el reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento de los primeros quince (15) días.

El ejercicio de los derechos del Titular, así como la presentación de consultas y reclamos, es gratuito.

El Titular o su causahabiente solo podrá presentar queja ante la Superintendencia de Industria y Comercio una vez haya agotado el trámite de consulta o reclamo ante la Compañía.

10. Seguridad de la Información

La Compañía ha adoptado medidas técnicas, administrativas y humanas razonables para proteger los Datos Personales de los Titulares e impedir adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.

El acceso a los datos personales está restringido a sus Titulares y a las personas autorizadas por la Compañía. La Compañía no permitirá el acceso a esta información por parte de terceros en condiciones diferentes a las anunciadas, a excepción de un pedido expreso del Titular o de las personas legitimadas de conformidad con la normatividad nacional.

La Compañía adoptará y mantendrá un manual interno de políticas y procedimientos de protección de Datos Personales y un protocolo de gestión de incidentes de seguridad. Ante una violación de los códigos de seguridad o un riesgo en la administración de la información de los Titulares, la Compañía lo reportará a la Superintendencia de Industria y Comercio en los términos que esta establezca y, cuando corresponda, informará a los Titulares afectados.

11. Transmisión y Transferencia de Datos Personales

La Compañía podrá transmitir Datos Personales a Encargados, dentro o fuera de Colombia, para que los traten por su cuenta. En esos casos suscribirá un contrato de transmisión de datos que defina el alcance del Tratamiento, las actividades del Encargado y su obligación de dar Tratamiento conforme a esta Política, de proteger la seguridad de la información y de guardar confidencialidad, o contará con la Autorización del Titular.

Las Transferencias de Datos Personales a Responsables ubicados fuera de Colombia solo se realizarán a países que proporcionen niveles adecuados de protección de datos, o cuando se configure alguna de las excepciones del artículo 26 de la Ley 1581 de 2012, entre ellas la Autorización expresa e inequívoca del Titular.

12. Aviso de privacidad y cookies

Cuando no sea posible poner a disposición del Titular esta Política, la Compañía le informará mediante un Aviso de Privacidad sobre la identidad y los datos de contacto del Responsable, el Tratamiento y sus finalidades, los derechos del Titular, los mecanismos para conocer esta Política y el carácter facultativo de las respuestas sobre Datos Sensibles y sobre datos de niños, niñas y adolescentes.

El Portal utiliza cookies y tecnologías similares. Las cookies estrictamente necesarias para su funcionamiento se instalan sin autorización previa; las demás (de análisis, personalización o publicidad) solo se instalarán con la aceptación previa del usuario, que podrá retirarla en cualquier momento.

13. Política de Uso de Herramientas Tecnológicas, Expectativa Limitada de Privacidad y Facultad de Auditoría

Los equipos de cómputo, dispositivos móviles (celulares y tablets), correos electrónicos corporativos, accesos a internet, software y cualquier otra herramienta tecnológica suministrada por la Compañía (las “Herramientas Tecnológicas”) son herramientas de trabajo de propiedad exclusiva de VISDECOL S.A.S. y se entregan a sus trabajadores, contratistas y demás colaboradores (el “Usuario”) con la única finalidad de facilitar el desempeño de sus funciones. En consecuencia, se establecen las siguientes directrices, de obligatorio cumplimiento:

a) Uso estrictamente laboral. El uso de las Herramientas Tecnológicas se limitará a asuntos laborales relacionados con el objeto social de la Compañía.

b) Prohibiciones. Queda prohibido utilizar los equipos y redes de la Compañía para acceder, almacenar o gestionar correos electrónicos personales, redes sociales, aplicaciones de mensajería instantánea privada (por ejemplo, WhatsApp Web personal, Telegram o Messenger) o cualquier otra plataforma de intercambio de datos privados ajena a la operación del negocio. Su incumplimiento se tratará como falta conforme al Reglamento Interno de Trabajo, a los contratos y a la ley.

c) Expectativa limitada de privacidad. Por ser las Herramientas Tecnológicas de propiedad de la Compañía, el Usuario reconoce y acepta que respecto de la información laboral contenida, transmitida o almacenada en ellas, incluido el correo electrónico corporativo, no existe expectativa de privacidad frente a la Compañía, que podrá supervisarla conforme a esta Política. Lo anterior no afecta la inviolabilidad de las comunicaciones privadas del Usuario y de terceros, prevista en el artículo 15 de la Constitución Política, ni los demás derechos fundamentales del Usuario.

d) Facultad de monitoreo y auditoría. La Compañía podrá monitorear, acceder, revisar, auditar y copiar los datos de actividad y la información laboral contenidos en las Herramientas Tecnológicas, incluidos registros (logs), historiales de navegación, correos y chats corporativos y archivos laborales, con las siguientes finalidades: seguridad de la información, prevención y detección de fraudes y de fuga de información confidencial, control del cumplimiento de las obligaciones laborales y atención de requerimientos de autoridades. Las auditorías se realizarán por personal autorizado y sujeto a confidencialidad, conforme a los principios de finalidad, necesidad, proporcionalidad y transparencia, y se limitarán a lo estrictamente necesario para su propósito. Las Herramientas Tecnológicas están sujetas a monitoreo y así se informará al Usuario, incluso mediante avisos en los equipos.

e) Autorización. Mediante la aceptación escrita de esta Política, el Usuario autoriza de manera previa, expresa e informada el Tratamiento de los datos personales que resulten del uso de las Herramientas Tecnológicas (registros, historiales de navegación, metadatos y demás información de actividad), para las finalidades descritas en el literal d). Esta autorización no se extiende al contenido de comunicaciones privadas ni a Datos Sensibles, que requieren autorización específica.

f) Información personal almacenada contra la prohibición. Si el Usuario, contraviniendo la prohibición del literal b), ingresa credenciales personales, abre correos privados o almacena información personal en las Herramientas Tecnológicas, la Compañía podrá registrar y auditar los datos de actividad (por ejemplo, el sitio visitado, la fecha, la hora y el volumen de datos) para verificar el incumplimiento. La Compañía no accederá al contenido de las comunicaciones privadas ni de los archivos personales del Usuario, salvo que (i) el Usuario lo autorice de forma previa, expresa y específica, o (ii) lo ordene una autoridad competente. Si en una auditoría legítima la Compañía conoce información personal del Usuario de manera incidental, se abstendrá de usarla y guardará su confidencialidad.

g) Uso probatorio. La información recolectada mediante auditorías o monitoreos realizados conforme a esta Política podrá ser utilizada como prueba en procesos disciplinarios, en la terminación del contrato con justa causa y en acciones civiles, laborales o penales, especialmente si evidencia incumplimiento de obligaciones laborales, fraude, competencia desleal, fuga de información confidencial o cualquier situación que afecte los intereses o el patrimonio de la Compañía. En todo caso, se respetarán el debido proceso y el derecho de defensa del Usuario, incluido su derecho a ser escuchado en descargos antes de cualquier sanción. No se usará información obtenida con violación de esta Política o de los derechos fundamentales.

h) Dispositivos y cuentas personales. Esta Política no autoriza a la Compañía a acceder a dispositivos personales del Usuario ni a sus cuentas personales, salvo autorización expresa del Usuario u orden de autoridad competente.

i) Conservación y derechos. La Compañía conservará la información obtenida en las auditorías solo durante el tiempo necesario para su finalidad y la protegerá con medidas de seguridad. El Usuario conserva los derechos del Titular previstos en esta Política y podrá ejercerlos por los canales del numeral 9.

14. Temporalidad en el uso de los Datos Personales

En el Tratamiento de Datos Personales que efectúa la Compañía, la permanencia de los datos en sus sistemas de información, estará determinada por la finalidad de dicho tratamiento. En consecuencia, agotada la finalidad para la cual se recolectaron los datos, la Compañía procederá a su destrucción o devolución, según el caso, o bien a conservarlos según lo dispuesto en la ley, adoptando las medidas técnicas que impidan un tratamiento inadecuado.

La Compañía conservará los Datos Personales durante el tiempo necesario para cumplir la finalidad del Tratamiento y las obligaciones legales, contables, tributarias, laborales y contractuales aplicables, según los plazos de conservación que defina para cada categoría de base de datos: clientes y proveedores, cinco (5) años contados desde la terminación de la relación; empleados, el plazo exigido por la normativa laboral y de seguridad social aplicable ; contabilidad, diez (10) años; y videovigilancia, quince (15) días hábiles. Vencidos esos plazos, los datos serán suprimidos o anonimizados de forma segura.

15. Vigencia

La Política para el tratamiento de datos personales rige a partir del 1 de octubre del 2026 y permanecerá vigente mientras la Compañía realice Tratamiento de Datos Personales; será revisada al menos cada cinco (5) años o antes, si cambia la normativa o el Tratamiento. Las bases de datos de la Compañía estarán vigentes durante el tiempo razonable y necesario para cumplir las finalidades informadas y las obligaciones legales de conservación.

No obstante, en caso de considerarse pertinente por parte de la Compañía o entrar en vigencia normas que modifiquen o prohíban algunas de las políticas aquí descritas, esta Política podrá ser objeto de revisión o actualización.

Fecha de Actualización: 1 de octubre del 2026 (que reemplaza la versión del 16 de diciembre de 2024).